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Den strengen Algorithmus des Belegdurchlaufs nach den Arbeitsplätzen verwendend, kann das System des elektronischen Dokumentendurchlaufes der geänderten Struktur der Organisation mit Hilfe der Teilung der Arbeiten nach den Gruppen und den Rollenbeziehungen schnell angepasst sein.

Die Suchmöglichkeiten DOCS Open sind auf dem Interface der Anfrage nach dem Vorbild QBE (Query By Example) gegründet. Um das Dokument zu finden, muss man die vermutete Karte des Dokumentes ausfüllen. In die Antwort gibt das System die Liste der Dokumente, die den eingeführten Daten entsprechen aus. Die Benutzer haben die Möglichkeit, die Dokumente in die Mappen zu vereinigen.

Im Schluss kann man sagen, dass die Kombination der Methoden und der Mittel der Büroautomatisierung, der Steuersysteme die Datenbanken (die Einführung, die Aufbewahrung und die Suche der strukturierten Informationen), der Systeme workflow (die Verwaltung, das Routing und die Koordination der Fortbewegung der Dokumente, die Kontrolle über die Rechtzeitigkeit ihrer Bearbeitung) und der Steuersysteme die elektronischen Dokumente (die Einführung, die Aufbewahrung, die Suche der nicht strukturierten Informationen), sowie die Integration der Softwareprodukte, die diese Methoden realisieren, die komplexe Automatisierung der Bürotätigkeit gewährleistet.

Die Einführung der Informationen wird von der Klassifikation der Dokumente mittels der Aufgabe der Attribute und der Stichwörter, dem Annotieren ihres Inhalts begleitet. Für die Beschleunigung der nachfolgenden kontextabhängigen Suche wird die Indexbezeichnung der Dokumente erzeugt.

DOCS Open unterstützt die verteilte Belegverarbeitung. Deshalb liegen die Dokumente auf jenen Servern immer, wohin sie ursprünglich gelegt waren. Das Dokument wird dem Benutzer nur zu jenem Moment übergeben, wenn er ihm für die Bearbeitung nötig ist.

Das abgesonderte Dokument kann der Elternteil ein Dokumente und der Nachkomme andere sein. Die Beziehungen zwischen den Dokumenten, einerseits, ihre Verbindung mit den Prozeduren und die innere Beschreibung jedes Dokumentes andererseits, identifizieren es im allgemeinen Beleganfall eindeutig. Dieser Bezeichner kann für die Organisation des Archives der Dokumente zwecks der schnellen Suche verwendet werden.

Das System besteht aus drei Teilen, jede von denen ist auf die Lösung eines bestimmten Aufgabenbereichs gerichtet. Insgesamt sind sie gerufen, den schnellen und einfachen Weg zur Bildung der Karte der Wechselwirkung zwischen den Mitarbeitern in der Organisation zu gewährleisten. Vom Kern des Systems ist AWS Manager - das Modul, das unmittelbar für die Ausführung der Arbeiten laut gegebene aus Karten antwortet, sowie für die Kontrolle der Erfüllung und die Bestimmung der Strafsanktionen im Falle des Verstoßes die Mitarbeiter der vorübergehenden Intervalle, die auf eine bestimmte Arbeitsstufe abgeführt sind. In Ergänzung zu AWS Manager wird geöffnet API geliefert, mittels dessen man die notwendigen Informationen über die interessierenden Prozesse bekommen kann: wer arbeitet in diesen Moment am Problem, die Geschichte anzuschauen, und falls notwendig durchzusehen, die vorübergehenden Intervalle der Ausführung verschiedener Stadien der Arbeiten zu ernennen, sowie der Mitarbeiter, die bestimmte Rollen erfüllen, oder, die Liste der Dokumente zu bekommen, die auf die Bearbeitung abgesandt haben.

Vor kurzem ist auf der Grundlage der Netze und des künstlichen Intellekts die Technologie der nicht deutlichen Suche nach dem vollen Inhalt des Dokumentes (zum Beispiel, die Technologie der anpassungsfähigen Erkennung der Gestalten APRP im Paket Excalibur EFS) realisiert. Die nicht deutliche Suche fordert die volle Übereinstimmung der gesuchten Phrasen mit dem Inhalt der Dokumente nicht, außerdem schließt das Bedürfnis nach der Korrektur der Fehler nach der Erkennung des Textes aus. Das System der Suche gibt dem Benutzer die Antwort immer aus, die aufs beste mit den Termini oder von den Phrasen der Anfrage vereinbart ist.

Dank dem, dass das System Lotus Notes die wichtigen Technologien, die für die Vorbereitung dieser Anlagen notwendig sind vereinigt, sie bietet den Herstellern den am meisten produktiven Bahnsteig, der auf die gemeinsame Nutzung der Informationen ausgerichtet ist an.

Viele moderne Systeme der elektronischen Dokumente verwenden in Ergänzung zum Dateisystem die sogenannten Bibliotheken der Dokumente, die in die Karten der Dokumente mit den Attributen und die Stichwörter enthalten. Für die logische Gruppierung der Dokumente werden die Mappen verwendet.

Der geschäftliche Prozess wird wie die Gesamtheit der Zustände und der Übergänge, die für die Beschreibung der Wechselwirkung notwendig sind, wie mindestens zwei Subjekte (im speziellen Fall der Mitarbeiter des Unternehmens) für die Errungenschaft der Ausführung im Voraus der aufgegebenen Bedingung formalisiert. Ein Sonderfall solcher Wechselwirkung ist die einfache Übersendung des Dokumentes aus dem Punkt in den Punkt.

Der Arbeitsraum des Benutzers (Workspace) die Systeme Lotus Notes stellt das graphische Anwenderinterface, das vom Zeichen für die Benutzer der Systeme Windows, Mac System7, OS/2 oder Unix dar.